Organizarea depozitului de arhivă


Orice sursă pe suporţi friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, înregistrărilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, capătă valoare însemnată în momentul în care organizația înregistrează o informație care prezintă interes. Și aici ne referim la acte oficiale şi particulare, diplomatice şi consulare, memorii, manuscrise, proclamaţii, afişe, chemări, planuri, schițe, harţi, pelicule cinematografice şi alte asemenea mărturii precum şi înregistrări foto, video, audio, realizate în ţară sau în străinătate, rezultate în urma activității unei companii sau insituții publice.

Organizare depozit arhivă

Rafturi arhivare

Însă, pentru a asigura o continuitate a acestor informații sunt foarte importante masurile de păstrare și conservare a acestora în conformitate cu cerințele legislative. De aici rezultă obligația creatorilor și deținătorilor de documente să le păstreze în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte situații decât cele prevăzute.

Un prim pas în acest scop sunt depozitele construite special și încăperile amenajate pentru păstrarea corespunzătoare a documentelor, pentru protecţia lor faţă de acţiunea agenţilor de deteriorare: praf, lumina solară, solicitări la uzura mecanică, variaţii de temperatură şi umiditate, temperaturi excesive, surse de infecţie sau întreţinere a agenţilor biologici, pericol de foc, inundaţii sau infiltraţii de apă.

La rândul lor acestea vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, din materiale incombustibile, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive şi fără emanaţii. Iar dimensionarea acestora se va face în funcție de dimensiunile spațiului aferent, ale materialului de suport (hârtie,film etc.) sau ale materialului de protecție(mape, cutii etc.). Acestea trebuie să asigure accesul la materialul depozitat şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate. Rafturile se vor amplasa perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar culoarul dintre rafturi va fi iluminat artificial. Între rafturi, și între rafturi și pereți se asigură un spaţiu liber de 0,7 – 0,8 m lăţime. In depozitele mari se pot organiza şi coridoare centrale de 1,5 – 2,0 m lăţime, pe lungimea sau pe lăţimea depozitului, pentru manevrarea documentelor. Iar aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară. Organizare depozit arhivă

O astfel de organizare nu doar că este în conformitate cu normele legislative, dar este necesară desfășurării activității. Iar pentru a veni în ajutor clienților noștri punem la dispoziție o gamă variată de rafturi, rasete și dulapuri pentru arhivare.

Vă rugăm să accesați site-ul nostru www.vivafacilities.ro. 

 

 

 

 

Surse: http://mefc.ase.ro/Media/Default/docs/Instructiuni%20creatori%20arhiva.pdf
http://www.arhivelenationale.ro/images/custom/image/Pdf-uri/Normativ%20depozite
%20arhiva.pdf

Comments are closed.